Herramientas Útiles de Outlook

Outlook

Microsoft Outlook es un programa de ordenador que permite el manejo de correos electrónicos, desarrollado por Microsoft y disponible como parte de la suite Microsoft Office. Le permite enviar y recibir mensajes de correo electrónico, administrar su calendario, almacenar los nombres y números de contacto y hacer un seguimiento de las tareas que tiene pendientes.

Buscar Correos Electrónicos

Al tener un gran número de correos electrónicos durante el día o el mes, puede resultar difícil encontrar uno en concreto si no se usa esta herramienta.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • Utilizan la barra de desplazamiento para buscar el correo electrónico y pierden tiempo, ya que lo hacen de uno en uno.
  • Cuando no logran encontrar el mensaje, vuelven a generar un correo electrónico desde el principio, pierden la comunicación o hacen un resumen de lo que trataba el mensaje que no se pudo encontrar.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Verifique que la búsqueda incluya todos los buzones de correo o bien busque en la carpeta seleccionada.

Segmentar Correos Usando Reglas

Los mensajes recibidos pueden ser archivados en una carpeta específica para separarlos del resto. Esto puede ser útil cuando se está trabajando con diversos proyectos, áreas y temas.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • Si no se usa esta herramienta, todos los mensajes se acumularán en “Bandeja de Entrada”, lo que dificultará encontrar comunicaciones, seguimientos o incluso organizar la información por apartado, proyecto o área.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Segmentar los mensajes de manera clara y concisa, ya sean por clientes, productos o áreas.
  • Evitar el uso de criterios diferentes de segmentación.

Utilizar Las Firmas

Si tienes algún tipo de evento, promoción o producto nuevo, puedes aprovecharlo para darlo a conocer.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • Algunos creen que las firmas solo deben aparecer en la sección de datos de contacto.
  • Solo se configuran las “Nuevas Firmas” de los correos, y se dejan las respuestas a los mensajes sin firma.
  • Es inconcebible que solo el área de Ventas deba difundir la información de los eventos, cuando toda la organización está involucrada en el desarrollo de la empresa.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Se debe utilizar una sola firma, de manera que todos los usuarios tengan el mismo diseño, y evitar así que haya promociones diferentes que puedan causar confusión.
  • Se pueden crear varias firmas para distintas temporadas o eventos.

NOTA: Las firmas no solo sirven para indicar los datos de contacto.

Marcar Correos Electrónicos

Si un correo es importante y debemos atenderlo o posiblemente, lo ponemos en espera para atenderlo otro día; podemos identificarlo con una marca para que no se olvide de darle el seguimiento necesario.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • Se les olvida dar seguimiento a los mensajes electrónicos y reciben una llamada una semana después pidiendo una respuesta.
  • Ocurre que la ubicación del mensaje se pierde, aun cuando era relevante responderlo, lo cual sucede cuando se coloca en otra carpeta o se elimina por error.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Se pueden distinguir varios colores en las marcas.
  • Las marcas permitirán a los usuarios establecer una fecha de vencimiento o de recordatorio.

Listas de Distribución

A veces los usuarios deben enviar informes o datos a un mismo grupo de personas, y es posible que olviden hacerlo con alguna en concreto. Las listas de distribución ayudarán a recordar a todas las personas que se les ha enviado un correo electrónico.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • Si no utilizan la herramienta, tienen que volver a introducir el nombre varias veces, y cuando se trata de un gran grupo de contacto, esta tarea requiere una gran cantidad de tiempo.
  • Al olvidarse de incluir a uno de los miembros del grupo en la conversación, se pierde la comunicación.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Se pueden crear listas de distribución para clientes, proveedores, proyectos, áreas, etc.
  • Se pueden combinar criterios o diferentes tipos de listas de distribución.

Autoarchivar

A medida que pasa el tiempo, Outlook se vuelve muy lento debido a que almacena una gran cantidad de correos electrónicos, por lo que es importante archivarlos para hacer que el programa sea más ágil.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • Almacenar mensajes de correo electrónico de varios años hace que el programa sea muy lento para realizar consultas, búsquedas o datos.
  • Es inconcebible que se necesiten mensajes de hace tres años; y, si es necesario en algunos casos, se puede consultar el respaldo generado con la herramienta autoarchivar.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Los mensajes se almacenarán en un archivo PST diferente, por lo tanto, la información se transferirá.
  • Es importante fijar una fecha para hacer el respaldo y luego estará disponible para consultarlo.

Colores de Eventos en Calendarios

Seleccionar los eventos del calendario por categoría, permitirá determinar la prioridad de cada uno o el tema al que están relacionados.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • El calendario presenta diversas vistas de diseño y agrupadas por periodo: mes, día, año, etc.
  • Establecer una categoría específica.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Verifique que la búsqueda incluya todos los buzones de correo o bien busque en la carpeta seleccionada.

Invitar a Eventos Desde el Calendario

Compartir las citas o los eventos acordados con clientes, proveedores o colegas, permite asegurar que nadie se olvide de la reunión.

Principales errores que cometen los usuarios:

  • No añadir recordatorios a dichos eventos, además de invitar a la gente.

Consideraciones al utilizar la herramienta:

  • Asegurarse de que la lista de correos electrónicos de los participantes es correcta.

Conoce más sobre el tema en el siguiente video:

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