Llega a los objetivos usando el módulo de minutas
Las empresas pequeñas, medianas y grandes tuvieron que modificar su estructura de trabajo. Las juntas presenciales pasaron a realizarse de manera virtual, y todo se empezó a trabajar de forma remota.
Una minuta es un documento escrito o en formato digital que registra todos los temas tratados y los acuerdos adoptados en una reunión, con el fin de certificar los eventos y dar validez a lo acordado anteriormente. Es decir, la minuta es un documento preliminar a otro que será el oficial.
¿Qué es una Minuta?
Una minuta es un documento escrito o puede ser de manera digital que registra todos los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión con la finalidad de certificar los acontecimientos y dar validez a lo acordado anteriormente. Es decir, la minuta es un documento preliminar a otro que será el oficial.
Al elaborar una minuta, es necesario mantener un orden, el cual debe estar conformado por cada tema tratado, las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados, las actividades a realizar, las personas responsables de darles seguimiento o de su realización, el estado actual de las actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad, etc.
A menudo, nos sirve como prueba de lo acordado en las reuniones cuando los colaboradores tienen alguna tarea pendiente, que deberían haber completado antes de la siguiente reunión. Se les suele asignar un tiempo para realizar dichas tareas.
Se compone de tres grandes etapas: antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión:
- Es importante tener preparados todos los temas que se van a tratar en la reunión y tener claros los conceptos que se van a utilizar durante la misma.
- Asignar a una persona la tarea de anotar todos los puntos que se van a tratar en la minuta.
- El cierre, que se encarga de confirmar que las actividades anotadas anteriormente en la minuta se hayan llevado a cabo de manera oportuna y adecuada.
NOTA: No se debe de confundir una tarea y un acuerdo ya que son cosas totalmente diferentes.
- Una Tarea es un trabajo que debe completarse dentro de un plazo determinado.
- Un Acuerdo es una determinación que toman dos o más personas o entidades.
Ventajas
- Las minutas sirven como recordatorio.
- Las minutas determinan quién hará, qué y cuándo.
- Se convertirán en el tema principal de la siguiente reunión.
- En caso de desacuerdos, son útiles para verificar los acuerdos alcanzados.
- Las minutas sirven para impulsar la acción.
La minuta ayuda a recordar todos los puntos importantes de las reuniones. No obstante, disponer de una transcripción completa de la reunión o evento ofrece la ventaja de obtener datos más precisos, en caso necesario.
Aprende a implementar una Minuta con el Webinar: "Llega a los objetivos usando el módulo de minutas"
Las minutas pueden usarse para comprobar que las tareas se hayan realizado correctamente desde el inicio de una reunión, y al finalizar se podrán tener como prueba para la siguiente reunión. Debido a que muchas veces los trabajadores se escuden en el "no se me encargo ninguna actividad" o "no se me dijo que tenía que entregar esta evidencia".
Beneficios de una minuta
Se puede resumir en cuatro pasos para poder implementarla:
- Lograr que el usuario cumpla con sus tareas o las deje a tiempo en caso de descuido.
- Esto permite que los usuarios y las personas que posean el permiso puedan hacer un seguimiento.
- Llevar un buen registro de las actividades relacionadas o implementadas en el tema de la reunión.
- Ofrecer una documentación respecto a la reunión y sus actividades.
Conoce más sobre el tema en el siguiente video:
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