Buenas prácticas a implementar cuando un vendedor se va

Cuando un vendedor se va se convierte en un evento catastrófico porque se lleva lo que sería la información de su cartera de ventas en muchos casos bueno perdemos estos grandes contratos y relaciones con clientes importantes.

"Es un trabajo muy difícil en el tema de estructurar un departamento de ventas, consiste en saber qué quiere el líder de ese negocio hacia dónde quiere ir y qué espera de sus vendedores por lo tanto si ustedes no pueden responder estas preguntas de manera inmediata y fácil, algo está fallando en nuestra organización."

David Montes - Reinventa Consultores

La Cultura Organizacional ¿Cómo se involucra en mi empresa?

Durante las consultorías que se han realizado para las empresas, gran parte de esta problemática de la comercialización y que también es la solución, inicia dentro de la Cultura Organizacional, por lo que primero tenemos que: "Definir que es lo que se quiere tanto de la parte de dirección y de los socios, además de ver cuál es el camino a seguir."

A partir de ahí, esta información de la filosofía y del carácter, se va empleando en el resto de la Estructura Organizacional y obviamente ahí entra la famosa Área de Comercialización.

La cultura organizacional es el carácter de la empresa. Si la cultura cambia, el equipo cambia. Mediante las consultarías que se han realizado a otras empresas, gran parte de esta problemática de la comercialización proviene de la cultura en organizacional que tiene la empresa.

¿Cuál es la principal problemática para una empresa pequeña, mediana y grande cuando un vendedor se va?

Cualquiera empresa (chica, mediana o grande) tienen clientes, tienen proveedores y que posiblemente tienen almacén, compras tienen un mercado, producto y por supuesto, tienen ventas o tienen vendedores.

Si la empresa y sus equipos comerciales y de ventas no conocen cuáles son sus capacidades a la hora de vender, está condenado al fracaso. Es necesario conocer cuánto se puede vender y partir de allí al momento de planificar toda la parte financiera.

Empresas Pequeñas

Cuando esta persona se va, la empresa empieza a tener problemas… debido a que esta persona manejaba todos los procesos, perdiendo así toda la cartera de clientes que se habían obtenido por varios años.

Al no contar con la información precisa, correcta y completa sobre la gestión de ambos departamentos. Esto suele generar conflictos internos al momento de tomar decisiones entre la gerencia y los propios colaboradores y esto evidentemente afecta en la calidad de servicio, atención al cliente y las ventas de la compañía.

Cuando se va el vendedor…

• El vendedor es el dueño, el fundador, el padre o el hijo/hija de la familia; por lo tanto, cuando el vendedor se va, el negocio puede morir.
• Los demás elementos de la organización no tendrán la información para continuar con las cotizaciones, pedidos y entregas.

Empresas medianas

El concentrado de información se reparte entre dos o tres personas que son las que manejan todos los procesos. La cartera de clientes se reparte solamente entre el gerente de ventas y el vendedor al que le tienen más confianza, pero, los 45 vendedores no la tienen. Cuando se va el gerente o el vendedor se pierde la trazabilidad y la cartera de clientes.

Uno de los problemas más comunes a los que se enfrentan es la falta de gestión, especialmente aquellos que no tienen una solución técnica, es la falta de integración en sus sistemas.

• CRM.
• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
• Soluciones de comercio electrónico.
• Software de automatización de marketing.
• Sistemas de gestión de pedidos.
• Sistemas de pago.
• Etc.

Cuando se va el vendedor…

• En algunos casos, el vendedor puede hacer que los clientes se cambien con la competencia por la relación cercana con ellos.
• El seguimiento con los prospectos y clientes se detiene, en algunos casos se pierde.
• No es posible conocer o retomar la cartera de clientes porque se desconoce.

Empresas Grandes

En las empresa grandes se tiene ya estructuradas las áreas y procesos... estos estos procesos de información no tienen una estructura definida, no hay un puesto, departamentos de ventas; El dueño o socio fundador es el que compra, el que vende, el que atiende a proveedores, el que atiende la logística, el que se va a almacén, etc, esto provoca que solo una o dos personas puedan obtener toda la información.

Cuando esta persona se va, la empresa empieza a tener problemas… debido a que esta persona manejaba todos los procesos, perdiendo así toda la cartera de clientes que se habían obtenido por varios años.

Cuando se va el vendedor…

• El vendedor podrá llevarse la cartera de clientes dependiendo del sistema que utilicen y las herramientas que ofrezca, es decir, si permite o no la descarga de la información.
• El seguimiento con los prospectos y clientes se podrá realizar por otro elemento de la organización.
• Se puede retomar la cartera dependiendo del sistema que tenga la organización y el seguimiento que la Gerencia haya tenido con el vendedor, antes de su partida.