Control de documentos con base a la Norma ISO 9001:2015

El enfoque de la Norma ISO 9001:2015 es una herramienta que ayuda a la organización a mejorar el servicio al cliente por medio del establecimiento de un Sistema de Gestión de Calidad; lo cual permite desarrollar y documentar los procesos operativos y gerenciales, directamente relacionados con la prestación de servicios /productos y estableciendo actividades de control, evaluación y retroalimentación por un medio de indicadores, que permiten un seguimiento y una mejora permanente.

Elaboración y aprobación

Conceptos generales:

De acuerdo a la Norma en el apartado de Fundamentos y Vocabularios, define como documento la información y el medio en el que está contenida. Por ejemplo:

  • Registro
  • Especificación
  • Documento de Procedimiento
  • Plano
  • Informe
  • Norma

Requisitos Normativos

Determinar, comprender y cumplir los requisitos legales y reglamentarios de acuerdo a la actividad económica, prestación del servicio o provisión de producto, seguridad y salud en el trabajo, número de empleados, entre otros. Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:

Aplicación de lineamientos

¿Quién debe de elaborar y aprobar documentos?

  • Elabora, quien conoce las actividades a detalle y tiene experiencia en la ejecución de actividades.
  • Aprueba, quien realiza una revisión a detalle de la información y puede tomar decisiones en caso de consistencias.

¿Cómo elaborar y aprobar los documentos?

Generalmente los documentos se desarrollan de manera impresa, en los que se definen algunos lineamientos o procedimientos base y se firman por el jefe del áreas o director general. Otra opción es de forma electrónica en las que se pueden controlar y elaborar documentos, donde simplemente se identifican con un cintillo en que se encuentra identificado y controlado. Lo más importante es buscar las nuevas tecnologías y además del ahorro de tiempo y papeleo.

Identificación de Documentación Externa

Conceptos generales:

Se considera como documentación externa a la información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación, se debe identificar según sea apropiado y controlable.

Requisitos Normativos


Control de información documentada: Es requerida por el Sistema de Gestión de Calidad y por está norma se debe de controlar para asegurarse de:

Así, el control de la documentación según ISO 9001:2015 consiste en asegurar que la información documentada se encuentre:

  • Disponible para su uso, dónde y cuándo se necesite.
  • Protegida adecuadamente. Es decir, que no haya riesgos de pérdida de confidencialidad.

    • Aplicación de lineamientos

    ¿Quién debe controlar los documentos externos?


    • Conoce las actividades a detalle del proceso y la información del documento externo.

    • Tiene comunicación o relación con la entidad externa

    ¿Cómo controlar documentos externos?

    Generalmente se controla en carpetas, expedientes, archivero o en algunos casos las empresas tienen los servidores.

    El Taller de Certificación de la ISO 9001:2015 está dirigido a:

    "Todas las empresas que quieren un lugar seguro para trabajar"

    • Negocios que crecieron demasiado, y lo hicieron de forma desorganizada; la norma ISO 9001 les ayudará a estandarizar y estructurar la organización.
    • Empresas que se encuentran en un mercado muy competitivo o con muchos competidores, pueden buscar la certificación para distinguirse de su competencia.
    • Empresas que participan en una licitación, posiblemente uno de los requisitos de licitación será estar certificado bajo la Norma ISO 9001.
    • Organizaciones que inician un nuevo proyecto o línea de negocio y quieran estructurarlo; podrá establecer los procesos y necesidades de recursos para su implementación.

    Distribución de Documentos

    Conceptos generales:

    De acuerdo a la Real Academia Española se le conoce como distribución en dar a algo su oportuna colocación o el destino conveniente. Designando lo que a cada una corresponde, según su voluntad, conveniencia, regla o derecho.

    Requisitos Normativos

    Para el control de la información documentada, la organización debe de abordar las siguientes actividades, según corresponda:

    Aplicación de lineamientos

    • Distribución, acceso, recuperación y uso.
    • Almacenamiento y preservación, incluida la de legibilidad
    • Control de cambios
    • Conservación y disposición

    ¿Cómo distribuir los documentos?


    Se puede distribuir de forma física ya sea impreso y firmado por la persona quien recibe o de forma electrónica. Permite ayudar a las empresas a evitar a detener procesos por falta de información vigente.

    Revisión y Actualización

    Creación y actualización

    Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse que sea apropiado

      a) La identificación y descripción, por ejemplo título, fecha, autor o número de referencia
      b) El formato por ejemplo, idioma, versión, software, gráficos y los medios de soporte papel o electrónico.
      c) La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación

    Control de Versiones y Cambios

    Conceptos generales

    Control de cambios:

    1. Es importante marcar en el documento los cambios realizados de una versión a otra. Una forma de hacerlo es sombrear el párrafo o el texto, inclusive ponerle una línea a lado o simplemente colocar hasta arriba el texto que se modificó.

    2. Identificar las versiones de los formatos que ocupen dentro de su organización, por ejemplo agregar la clave + revisión + fecha: FO-REH-05/Revisión 02/Fecha de emisión 17 de enero del 2022.

    3. Identificar las revisiones de los documentos que se pueden establecer dentro un tema en específico o si cuentan con lineamientos, procedimientos, especificaciones, controles o reglamentos, se puede aplicar una clave sencilla donde se identifique el tipo de documento, el área o proceso y el consecutivo, por ejemplo: PG-NOM035-02 y el número de revisión.

    ¿Qué es la Lista Maestra?

    Es el documento que indica o describe el total de manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y registros que contiene el Sistema de Gestión de Calidad. Así mismo indica el nivel de revisión de cada uno de ellos, con el objetivo de utilizar la última versión.


    La Lista Maestra si se puede controlar los documentos con el número de versión, es decir, se hace la lista de versiones donde se concentran todos los documentos, no es necesario que se le coloque una fecha o el responsable. Cada empresa establece como quiere generarla.

    Requisitos Normativos

    Para el control de información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:

        a) Distribución, acceso, recuperación y uso.
        b) Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad.
        c) Control de cambios, por ejemplo: control de versión.
        d) Conservación y disposición.

    Control de Documentos Obsoletos

    Son aquellos documentos que ya no se requieren utilizar. El documento contiene 3 etapas:

    • Tiempo activo: Significa un uso constante de la información por lo tanto se tiene que mantener en el lugar de trabajo resguardado en una carpeta o expediente que pueda estar al alcance para la consulta.
    • Tiempo inactivo: Significa que ya no se necesita pero que posiblemente se pueda consultar en algún momento en caso de aclaración o dudas por parte de cliente, Institución de Gobierno o accionistas.
    • Documentos obsoletos: Es un documento que ya no se necesita y solo se va a destruir, reciclar o bien, enviarlo a la Oficina Contable/Fiscal para que validen si todavía es necesario.

    Aplicación de Lineamientos

    ¿Cómo controlar los documentos obsoletos?

    Si se tiene la documentación en físico prácticamente se tiene que destruir, si se encuentra en el servidor se puede pasar a otra carpeta nombrada obsoletos> o se eliminan definitivamente o se colocan en el disco duro de respaldo

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