¿Para que sirve identificar los procesos en mi empresa?

El enfoque de procesos que marca la Norma ISO 9001:2015 se deben de conocer las interrelaciones de los procesos de un Sistema de Gestión por lo que se requiere analizar, conocer y definir a detalle.

Norma ISO 9001 va ayudar a las empresas a desarrollar, implementar y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad

Esta Norma especifica los requisitos orientados principalmente a dar confianza en los productos y servicios proporcionados por una organización y por lo tanto aumentar la satisfacción del cliente. También se puede esperar que su adecuada implementación aporte otros beneficios a la organización tales como la mejora de la comunicación interna, mejor compresión y control de los procesos de la organización.

Mapeo de Procesos

Es la representación gráfica de los procesos que componen una organización desde un punto de vista del ciclo productivo:

Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más “pequeños” que formarían cada gran grupo.

Procesos Estratégicos:

La Revisión por la Dirección y la Gestión de Calidad define los lineamientos y controla las metas de la empresa, políticas y estrategias.

Procesos de Realización del Producto o Servicios (Operativos)

Abarca de desde la parte interesada como la entrada del Mapeo General de Procesos por tarde del cliente, comienza con un requerimiento, una solicitud y llega hasta el despacho o entrega del producto o servicio que será entregado nuevamente el cliente

Procesos de Apoyo:

No intervienen en la realización del producto o servicio, pero sin ellos no se puede operar. En el que se incluye el departamento de Sistemas, Recursos Humanos y Mantenimiento.

El Taller de Certificación de la ISO 9001:2015 está dirigido a:

  • Negocios que crecieron demasiado, y lo hicieron de forma desorganizada; la norma ISO 9001 les ayudará a estandarizar y estructurar la organización.
  • Empresas que se encuentran en un mercado muy competitivo o con muchos competidores, pueden buscar la certificación para distinguirse de su competencia.
  • Empresas que participan en una licitación, posiblemente uno de los requisitos de licitación será estar certificado bajo la Norma ISO 9001.
  • Organizaciones que inician un nuevo proyecto o línea de negocio y quieran estructurarlo; podrá establecer los procesos y necesidades de recursos para su implementación.

Implicaciones del enfoque en procesos

El enfoque en proceso implica:

  • Definición y Gestión Sistemática de los procesos y sus interacciones
  • Alcanzar los resultados previstos.
  • Política de Calidad.
  • Dirección Estratégica de la Organización.

La norma ISO va a dar todo un ciclo o una metodología que se conoce como PHVA que dice hay que planear primero, después hacer, verificar y una vez que verifique hay que accionar.

¿Qué es el Ciclo PHVA?

Este ciclo constituye una de las herramientas de mejoramiento continuo en las Organizaciones, utilizada ampliamente por los Sistemas de Gestión de Calidad.

Tiene como propósito de permitir a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos ofrecidos, mejorando la calidad, mayor participación en el mercado, optimización de costos y una mejor rentabilidad. A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:

  • Planificar: Se definen los objetivos y como lograrlos, de acuerdo a las políticas y necesidades de los clientes.
  • Hacer: Se refiere a ejecutar lo planeado, en su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la implementación y se identificar las oportunidades de mejora.
  • Verificar: Se comprueba que se hayan ejecutivo los objetivos previstos mediante el seguimiento y medición de los procesos.
  • Actuar: Se realizan acciones para el mejoramiento del desempeño de los procesos, se corrigen los errores, se estandarizan los cambios, se realiza la formación y capacitación requerida y se define como monitorearlo. de acuerdo a las políticas y necesidades de los clientes.

Diferencia entre un proceso y un procedimiento

Proceso: Son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Ejemplo:

  • Del pedido al cobro (Order to cash).
  • Adquisición de materia prima.
  • Facturación y cobranza.
  • Entrega de productos o servicios.

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Ejemplo:

  • Proc. de asesoramiento y gestión contable-fiscal.
  • Proc. de recepción y almacenamiento de materiales comprados.
  • Proc. de desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas.

Diferencia:

  • Los procesos son actividades generales para lograr un objetivo.
  • Los procedimientos son pasos puntuales que se deben de seguir para completar una actividad.
  • La diferencia entre proceso y procedimiento está en que un proceso cumple un objetivo más general, mientras que un procedimiento uno más específico como lo es una tarea.
  • El conjunto de procedimientos conformarán un proceso.

Representación Esquemática de los Elementos de un Proceso

En la Representación Esquemática de los Elementos del Proceso muy importante contar con una entrada y una salida. De aquí se tiene las actividades y en medio es donde van los procedimientos. Entonces está relación va a permitir conocer:

  • Las actividades de las áreas y poder esquematizarlas
  • Establecer controles puntos de control
  • Ver las entradas que se tienen y cuáles son las salidas

Hay diferentes metodologías que marcan como se debe de analizar los procesos. Entre las que se encuentra el Diagrama de Tortuga

Diagrama de Tortuga

La ISO 9001 promueve la adopción del enfoque de procesos en el desarrollo, implementación y mejora de la efectividad de un Sistema de Gestión de la Calidad para aumentar la satisfacción del cliente.

La organización debe determinar los procesos requeridos para el Sistema de Gestión de Calidad y su aplicación en la organización debe:

  • Determinar las entradas requeridas y las salidas esperadas de los procesos.
  • Determinar la secuencia e interacción del procesos

El enfoque de procesos ayuda establecer:

  • Acciones de control y supervisión.
  • Alcances de las actividades y responsabilidades.
  • Interacción con los otros procesos.
  • Recursos y competencias necesarios.
  • Las características o condiciones del producto a entregar.
  • Medición de las actividades para el cumplimiento con una meta.

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